Le mois de juin est synonyme de fin d'année et début des réinscriptions. Voici quelques idées pour préparer sa rentrée : quels sont vos objectifs, vos priorités pour cette année ? Les mois d'été sont en général plus calmes !
Des tas de questions que l'on peut se poser avant d'attaquer la rentrée de septembre !
Dans les centres équestres, c’est la porte d'entrée et l'image de marque de notre sport pour le public.
Quel que soit le parcours équestre, on a tous débuté dans un club. C’est le premier contact, la première impression et la première approche qui est importante. Il est donc indispensable de réussir cette première étape en ayant en tête de nous adresser aux enfants, aux adolescents et aux adultes et en proposant aussi bien des produits de loisirs, que des produits tournés vers la compétition ou l’équitation d’extérieur.
Découvrez au programme de ce post :
Projet de club (identité du club, les projets, l'accueil et le suivi)
La communication : outil indispensable (site internet, réseaux sociaux)
Gestion de son club : comment s'organiser efficacement ! (planning, entretien des installations, management, gestion optimale)
1. Projet de club
Un cavalier heureux dans son sport est un cavalier qui s'inscrit aux animations, aux stages.
L'un des points importants dans votre projet de club est d'établir une charte identitaire de votre club.
Qu'est-ce qu'une charte identitaire ?
C'est un ensemble d'éléments graphiques et visuels repérables par tous ! Cela regroupe l'identité visuelle qui est un ensemble d’éléments graphiques permettant l’identification d’un centre équestre ; cela peut être un slogan, un logo, des images spécifiques, des couleurs qui vous représentent...
L’objectif premier de cette charte est la déclinaison la plus fidèle de l’identité visuelle sur tous les supports de communication de votre centre équestre (site internet, signature de mail, papier à lettres, cartes de visites, flyers, dépliants, plaquettes commerciales…).
Le sentiment d'appartenance au club résulte de la convivialité lors des animations qui sont proposées au cavalier et à leurs proches. Pour cela, il faut mettre en relation les cavaliers et leurs familles autour de projets collectifs.
Les animations équestres pour les pratiquants (journée de découverte d'une discipline, d'une activité ; stages Galop ; compétition, promenade, rallye...)
Les animations événementielles (fête de club, portes ouvertes... ; activités avec des accompagnants Ride and Run, escape game... ; sorties en concours ; sorties culturelles Salon du Cheval, Cadre Noir... ; soirée à thème)
Mise en réseau des familles (réunions avec les cavaliers et les parents ; parrainages...)
Réussir l'accueil c'est laisser une impression positive chez le cavalier et à ses parents !
Le premier contact est décisif. Le bon accueil, c'est une présence bienveillante et attentive dans un club propre pour mettre en confiance ceux qui ne connaissent pas l'équitation et le fonctionnement du club.
Identifier les lieux (parking, accueil...) à l'aide de panneaux ou de fléchages
Penser au cadre extérieur : il faut qu'il soit agréable, pensez au fleurissement, à la décoration...
Prévoir l'affichage à un endroit accessible en cas de fermeture du club (heures d'ouverture, numéro de téléphone, adresse site internet...)
Penser à prévoir un affichage pour expliquer une séance d'équitation ; le rôle des parents ; l'affichage d'un règlement intérieur, les règles dans le club...
Assurer un suivi personnalisé pour optimiser la relation enseignant cavalier. Rédiger des fiches de suivi soit par reprises soit individuelles. Vous pouvez identifier les profils et les spécificités de chaque cavalier avec ses points forts et ses goûts. Listez également les chutes, accidents, incidents... Cela vous permettra de vous rapprocher de vos cavaliers et de les fidéliser en leur proposant des choses qu'ils aiment (monter un cheval plutôt qu'un autre ; proposer une activité qu'il souhaite découvrir...)
2. Fidéliser vos cavaliers et conquérir de nouveaux publics
Réussir son année conditionne la fidélisation du cavalier. Les objectifs principaux sont de donner satisfaction aux publics existants pour qu'ils se réinscrivent et de les convaincre à s'inscrire aux activités additionnelles pour monter davantage (stages, cours particuliers...)
Vous pouvez proposer des projets pour aider à fidéliser vos cavaliers :
Faire passer les diplômes de cavalier (Galops Poneys, Galops, Galops spécifiques voltige, pleine nature...)
Proposer des activités diverses (stages, compétition, spectacle, découverte de discipline...)
Accueillir des publics spécifiques (handicap, écoles...)
Pour les cavaliers fidèles, raviver leur motivation en renouvelant vos offres. Vous pouvez proposer par exemple :
Des stages dédiés à une discipline ou à une activité ;
Des dimanches découverte avec des ateliers d'initiation à l'éthologie, au travail à pied, au tir à l'arc, aux longues rênes, à la voltige... ;
Des formules découverte multi-activités : dessin et poney, musique et poney...
D'autres idées : après-midi garderie-devoirs ; proposer des demi-pensions d'un cheval de club ; accueillir un professionnel ou un expert dans une discipline
Proposer des activités d'extérieur ;
Sortie en compétition ; des challenges ; proposer des forfaits compétition avec un entraînement annuel et un projet pour les Championnat de France
Proposer l'équitation à la carte : heure de monte libre...
Vous pouvez créer une enquête de satisfaction à envoyer à tous vos cavaliers en utilisant des outils comme Google Form. C'est un moyen rapide et simple d'utilisation à mettre en place et de plus, il traite lui-même les réponses qui vous sont présentées sous forme de tableau. Il vous suffit d'avoir une adresse Gmail pour vous identifier. Il existe Survio aussi mais je ne le connais pas personnellement.
Conquérir de nouveaux publics c'est avant tout aller les chercher. Il faut se faire connaître et aller à leur rencontre (poney club éphémère) ; organiser des portes ouvertes et des animations dans votre club.
Quelques actions que vous pouvez mettre en place :
faire connaître ses activités pour favoriser les visites spontanées
participer à des salons, des foires ou forums des associations
mettre en place des poney-clubs éphémères
proposer aux écoles de votre commune de distribuer votre flyer aux enfants
vous pouvez également proposer des parrainages avec vos cavaliers
journées parents-enfants pour une découverte en binôme
participer au Club à l'honneur mis en place par le CDE Nord : publicité gratuite pour les clubs afin de vous faire connaitre, vous pourrez l'utiliser sur les réseaux sociaux, sur votre site internet ou comme support de communication à distribuer (https://equitation59.wixsite.com/clubs)
3. La communication : outil indispensable
Vous aurez beau être le centre équestre le plus accueillant de la région avec les meilleurs moniteurs et des infrastructures qui font la différence, si personne ne le sait, il restera vide.
On comprend mieux dans ce contexte l’importance de développer, avant même le lancement de votre structure, un plan marketing ambitieux. Ce dernier recensera la liste des actions à mettre en œuvre dans le but d’acquérir une clientèle et de la fidéliser.
En effet, il vous faudra dans un premier temps faire connaître votre centre équestre. Pour cela, une communication spécifique au moment du lancement peut être envisagée (campagne de communication dans la presse locale, distribution de flyers, jeu concours sur les réseaux sociaux, etc.). Profitez de l'action "Club à l'honneur" du CDE Nord qui vous propose un support de communication GRATUIT et à votre image ! Il suffit de répondre à la petite enquête et de nous envoyer des photos et nous nous occupons de tout.
Il sera judicieux également de présenter votre offre, vos installations, les formules de cours, stages, les horaires, les tarifs pratiqués, etc., sur un site dédié. Suscitez l’intérêt et l’envie au travers de belles photos, mettez en avant les commentaires positifs qui serviront pour vous mettre en avant.
Un site internet est la vitrine de votre centre équestre : il est utile car il sera visible pour le grand public. Vous pourrez y présenter vos installations, votre cavalerie, les activités que vous proposez ainsi que vos tarifs. N'hésitez pas à déléguer sa conception ! Peut-être à un cavalier ou à un parent ou même votre comité départemental d'équitation peuvent vous aider à le mettre en place. Intégrer à ce site vos réseaux sociaux pour qu'ils suivent votre activité en direct. Il est plus facile et plus rapide de mettre en ligne sur Facebook que sur votre site !
Pour créer un site internet, vous pouvez utiliser l'outil proposé par la FFE ou passer par des site internet gratuit (comme Wix) ou le créer sur Wordpress...
Complétez votre présence sur le web avec une présence active sur les réseaux sociaux qui servira non seulement à attirer de nouveaux clients mais aussi à fédérer votre communauté, à l’informer des actualités (par exemple : inscriptions au galop 2 ou au stage des vacances de printemps ouvertes, manège fermé pour cause de rénovation, date de la foire au matériel d’équitation, etc.).
La présence sur les réseaux sociaux devient un passage obligé pour les centres équestres. Les jeunes, les ados et même les adultes sont plus souvent scotchés à leur téléphone qu'à leur ordinateur. En fonction de l'âge de vos cavaliers, ils seront plus sur Snapchat ; Instagram ou Facebook et maintenant TikTok (pour les vidéos)...
Pour créer votre page Facebook, Instagram ou autres, à l'instar du site internet, faites appel à vos cavaliers, aux parents ou votre CDE Nord pour vous aider !
S’il existe de très nombreux moyens pour faire connaître une activité, le bouche-à-oreille est dans ce secteur particulièrement important. Veillez donc à ce que chaque visiteur, du plus assidu au visiteur de passage, soit satisfait du temps passé dans votre centre équestre.
4. Gestion de son club : comment s'organiser efficacement
Qui dit gestion de son club dit planning !
En ce début d'année scolaire, il est important de planifier votre année ou tout au moins les 6 premiers mois. Que vous soyez un centre équestre traditionnel qui donne juste des cours ou que vous soyez une écurie qui tourne en compétition, le planning est INDISPENSABLE.
prévoyez vos futures sorties en concours ou en extérieur
les vacances scolaires (animations, passage de galops, stages...)
les différentes animations sur l'année (spectacles, portes ouvertes, stages...)
si vous organisez des challenges internes...
si vous accueillez des scolaires, des établissements spécialisés... peut être prévoir d'organiser une journée pour clôturer l'année !
La gestion d'un centre équestre passe également par l'optimisation de ses installations. L'objectif principal est de faire de son club un lieu de vie et de travail agréable. Cela rassurera votre clientèle si les installations sont en bon état, propres et entretenues régulièrement. La propreté est le premier critère d'appréciation des installations.
L'entretien régulier permet d'avoir des installations toujours en bon état. Pensez à balayer les écuries régulièrement, ramasser les crottins après chaque cours dans le manège ou la carrière (cela peut faire parti d'un apprentissage pour les cavaliers : ils peuvent après leur cours ramasser les crottins et aider à ranger le matériel (obstacles par exemple)).
Vous pouvez prévoir une check-list concernant les installations pour noter ce qu'il y a à faire : réparation, peinture... en fonction de la zone.
Par exemple : pendant les vacances, vous pouvez demander à vos cavaliers de vous aider à repeindre les barres d'obstacles, de faire les cuirs...
Gérer son club, c'est :
Traiter la relation client : les inscriptions, les feuilles de monte, les relances...
Gérer le social : horaires et contrats de travail...
L'aspect financier : la facturation, la comptabilité...
Il faut savoir s'organiser pour passer le moins de temps possible aux tâches administratives tout en les rendant les plus fiables et les plus efficaces possibles.
Appuyez-vous sur les outils digitaux :
Il existe de nombreux logiciels de gestion pour les centres équestres, ils offrent de nombreuses possibilités (consultation de planning, gestion des absences et des présences, gestion des comptes clients...). Pour certains, les clients peuvent effectuer le paiement de leurs prestations en ligne.
Vous pouvez également utiliser sur votre smartphone l'application FFE Connect où les cavaliers peuvent gérer leurs présences, leurs réservations...
Vous pouvez également utiliser des logiciels de prélèvement, un terminal de paiement CB, le paiement en ligne...
L'accès fédéral de la FFE grâce à votre cotisation vous permet de bénéficier de procédures simplifiées et rapides. En tant qu'organe déconcentré de la Fédération Française d'Equitation, nous sommes à votre disposition pour vous aider à les utiliser. Pour le CDE Nord, nous nous occupons des validations de DUC pour les compétitions Club.
Dans la gestion d'un club, il y a également la partie management d'une équipe. En tant que dirigeant, vous êtes également un coach pour vos salariés. Il faut bien choisir son équipe.
faire de bons recrutements en fonction du profil de poste et suite à un entretien : il faut être clair sur le poste proposé et le profil recherché et être attentif aux attentes du candidat et à ses projets
fixer des objectifs et des missions et en assurer le suivi régulier : organisation du travail en donnant un cadre ; répartissez les charges de travail, planifier les horaires, les congés...
motiver vos équipes : en organisant des réunions "utiles" soit une fois par semaine ou tous les 15 jours, cela permettra d'être plus efficace pour atteindre les objectifs et d'écouter. Un bon manager sait écouter, féliciter, déléguer, responsabiliser, valoriser le travail bien fait, fêter les réussites et trouver des solutions en cas de problème.
prévoyez un bilan annuel et fixer les objectifs pour l'année suivante.
Soyez fins prêts pour la rentrée. Mettez à jour votre fiche club FFE pour recevoir vos informations fédérales à la bonne adresse. Mettez à jour vos réseaux sociaux et votre site internet : nouveaux tarifs, nouvelles dates de stages vacances, nouveau règlement intérieur… Profitez de l’été pour faire les belles photos ensoleillées qui vont vous servir toute l’année.
Post écrit par Sophie P
le 04/07/2022 MAJ 02/06/2023
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